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Die Herausforderung
Der Alltag in einer Arztpraxis ist oft extrem dicht getaktet. Zwischen Anrufen, Terminen, Befunden, Rückfragen, Dokumentation und Teamkoordination bleibt kaum Raum zum Luftholen. Viele Praxisteams kennen das Gefühl: Man hat den ganzen Tag gearbeitet – und trotzdem stapeln sich abends die unerledigten Aufgaben.
Genau hier setzt gutes Zeit- und Terminmanagement an. Es sorgt dafür, dass Zeit gezielt genutzt wird – nicht verschwendet. Dass Abläufe reibungslos funktionieren. Und dass Sie als Ärztin oder Arzt nicht ständig das Gefühl haben, hinterherzurennen. Es ist der Schlüssel zu mehr Planbarkeit, zu einem besseren Überblick – und nicht zuletzt: zu mehr Lebensqualität im Praxisalltag.
Drei Praxisbeispiele – so gelingt die Umsetzung in der Realität
Beispiel 1: Die Hausarztpraxis mit Online-Terminsystem
Stellen Sie sich eine klassische Landarztpraxis vor: etwa 1.400 Patienten pro Quartal, ein kleines Team, hohes Telefonaufkommen. Morgens ist das Telefon kaum still – die Anmeldung kommt kaum hinterher, Termine werden parallel vergeben, Fehler schleichen sich ein, und das gesamte Team ist permanent unter Strom.
Die Lösung? Die Praxis führte ein Online-Terminsystem ein. Schon nach wenigen Wochen buchte die Hälfte der Patienten ihre Termine selbst – bequem von zu Hause oder vom Handy aus. Die Anzahl der täglichen Telefonate sank rapide. Die MFA konnten sich endlich wieder auf die Patienten vor Ort konzentrieren. Und die Ärztin sagte mir wörtlich: „Seit wir die Online-Buchung eingeführt haben, ist es viel ruhiger. Ich komme wieder pünktlich raus – und das fühlt sich gut an.“
Beispiel 2: Die Facharztpraxis mit klaren Terminarten
In einer orthopädischen Praxis führte die unklare Terminstruktur regelmäßig zu Problemen. Akutpatienten sprengten geplante Sprechstunden, Kontrolltermine dauerten länger als gedacht – und am Ende waren alle unzufrieden.
Gemeinsam mit dem Team haben wir ein System entwickelt, das verschiedene Terminarten unterscheidet: Akut heute, Akut in den nächsten fünf Tagen und darüber hinaus Termine für Behandlung und Verlaufskontrolle. Jede Terminart hat ein festes Zeitfenster und einen definierten Platz im Tagesplan. Heute weiß jeder im Team genau, was wann dran ist – und auch die Patienten spüren die neue Struktur. „Es ist einfach viel entspannter“, sagt eine MFA. „Wir sind besser vorbereitet und können souveräner arbeiten.“
Beispiel 3: Die Hausarztpraxis mit Gesprächsleitfäden
In einer städtischen Praxis gab es regelmäßig Diskussionen am Telefon: Wunschtermine, unklare Anfragen, wiederholte Nachfragen. Die MFA waren gestresst, viele Gespräche dauerten zu lange.
In unserem Praxisworkshop wurden klare Gesprächsleitfäden erarbeitet und eingeführt – nicht als starre Vorgabe, sondern als Hilfestellung für einen freundlichen, aber bestimmten Umgang mit Terminanfragen. Heute führen die MFA die Gespräche souverän, bieten gezielt Alternativen an und bleiben dabei immer freundlich. Das Ergebnis: weniger Diskussionen, kürzere Gespräche – und deutlich entspannteres Arbeiten. Die Rückmeldung aus dem Team: „Wir treten sicherer auf – und das merken auch die Patienten.“
5 wirksame Strategien für Ihren Praxisalltag
1. Terminarten standardisieren – Klarheit statt Chaos
Nicht jeder Termin ist gleich, deshalb sollte auch nicht jeder Termin gleich behandelt werden. Ob Impfung, Akutfall, Beratung oder Kontrolle: Jede Leistung braucht ein passendes Zeitfenster. Wenn Sie diese Kategorien klar definieren und konsequent anwenden, vermeiden Sie Überlappungen und Stress. Und die Patient*innen spüren: Diese Praxis ist gut organisiert.
2. Online-Terminbuchung einführen – rund um die Uhr erreichbar sein
Online-Buchungssysteme sind keine Spielerei, sondern ein echter Gewinn. Viele Patienten möchten flexibel buchen. Abends, am Wochenende, ohne lange Warteschleifen. Mit einem Online-System ermöglichen Sie genau das und entlasten gleichzeitig Ihr Team enorm. Noch dazu sinkt die Zahl der Terminausfälle, weil Erinnerungen automatisch verschickt werden.
3. Das Telefon effizient organisieren – das Backoffice denkt mit
Trennen Sie das Telefon klar vom Anmeldebereich. Ein ausgelagertes Telefon-Backoffice und ein digitaler Telefonassistent schaffen deutlich Entlastung. Das Telefon klingelt dann nicht mehr dauernd an der Anmeldung und die Mitarbeitenden können sich auf die Patient*innen vor Ort konzentrieren.
4. Rückrufe und Videosprechstunden nutzen – nicht jeder Kontakt muss persönlich sein
Viele Anliegen lassen sich effizient am Telefon oder per Video klären. Ein kurzer Rückruf, ein Videotermin für eine Befundbesprechung oder ein Rezept. Das spart Zeit, reduziert Patientenkontakte und schafft Flexibilität. Wichtig ist: Diese Möglichkeiten aktiv kommunizieren und systematisch in den Ablauf einbauen.
5. Zeitinseln schaffen – Raum für Administration und Teamarbeit
Ohne feste Zeiten für Aufgaben wie Abrechnung, Dokumentation oder interne Absprachen bleibt immer irgendetwas liegen. Planen Sie deshalb feste „Zeitinseln“ ein. Geschützt und frei von Patientenbetrieb. Diese Struktur sorgt für Verlässlichkeit und ein deutlich ruhigeres Arbeiten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Wenn Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement gezielt optimieren, profitieren Sie auf vielen Ebenen:
- Mehr Planbarkeit: Sie wissen, was wann passiert und warum.
- Weniger Stress: Für Sie, für das Team, für die Patient*innen.
- Bessere Abläufe: Weniger Unterbrechungen, klarere Prozesse.
- Täglicher Zeitgewinn: 1 bis 2 Stunden pro Tag sind realistisch.
- Höhere Zufriedenheit: Mehr Ruhe. Mehr Überblick. Mehr Feierabend.
Kostenfreie Live-Online-Präsentation
„Das optimierte Zeit- und Terminmanagement für Arztpraxen“
Möchten Sie noch genauer erfahren, wie Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement optimieren können? Dann nehmen Sie an meiner kostenfreien Live-Online-Präsentation teil! In dieser Präsentation gebe ich Ihnen weitere wertvolle Tipps und auf Ihre Fragen gehe ich selbstverständlich auch ein.
Datum und Zeit:
16.09.2025 von 19:00 bis 19:45 Uhr
kostenfrei für leitende Praxismitarbeiter*Innen, Ärztinnen und Ärzte
Details und Anmeldung
Fazit
Wer den Praxisalltag strategisch organisiert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern Lebensqualität – für sich selbst, für das Team und für die Patienten. Ein durchdachtes Zeit- und Terminmanagement ist der Schlüssel dazu. Vielleicht ist jetzt der ideale Zeitpunkt da, um neue Strukturen zu schaffen – einfach, wirksam, praxisnah.