„Wir handeln nicht professionell, weil wir keine Zeit haben, sondern weil wir nicht professionell handeln, haben wir keine Zeit!“
So brachte es ein Praxis-Chef auf den Punkt, denn es wurde ihm klar, dass die gesamte Praxis zu viele Zeitfresser produzierte und sich alle daran gewöhnt hatten.
Vielen Arztpraxen ist gar nicht bewusst, dass sie durchaus genügend Zeit für die Behandlung der Patienten, für Pausen und einen pünktlichen Feierabend hätten, wenn es nicht so enorm viele Zeitfresser gäbe, die ihnen wertvolle Zeit rauben.
1 bis 2 Stunden Zeit pro Tag sparen
Stellen Sie sich einmal vor, Sie und Ihr Team haben pro Tag 1-2 Stunden mehr Zeit. Das sind 5 bis 10 Stunden pro Woche! Also genügend Zeit für mehr Pausen, mehr regelmäßig pünktlich Feierabend, mehr Abstimmung und Management oder für das, was Ihnen sonst noch wichtig ist.
Das ist ambitioniert, aber möglich, wenn Sie die wichtigsten Stellschrauben richtig drehen.
Ein effektiv und effizient aufgestelltes Terminmanagement erzielt viele zeitliche Freiräume und steigert die Arbeits- und Patientenzufriedenheit! Im Folgenden zeige ich Ihnen, wo Sie in Ihrer Praxis konkret ansetzen können.
Gespräche + Gesprächsdauer reduzieren
Termingespräche am Telefon und an der Anmeldung nehmen viel Zeit in Anspruch. Wenn zum Beispiel 50 Prozent der Termingespräche an der Anmeldung und am Telefon wegfallen, weil diese Termine online vereinbart werden, sparen Arztpraxen sehr viel Zeit.
Häufig sind auch die Termingespräche zu lang, weil Patienten die Führung in der Hand haben und nicht die Telefonkraft. So entstehen anstrengende Diskussionen um Wunschtermine, die nicht zur Verfügung stehen und zeitaufwendige Rechtfertigung, warum es keine Wunschtermine gibt. Mit einer souveränen Gesprächsführung am Telefon schaffen die Mitarbeiter*innen es, die Termingespräche kurz zu halten und 2 Minuten Zeit zu sparen. Bei 100 Gesprächen am Tag sind das 200 Minuten – also gut 3 Stunden!!!
In meiner Live-Online-Präsentation am 28.03.23 zeige ich auch, wie und wo Ärztinnen und Ärzte 1-2 Stunden Zeit pro Tag einsparen können.
Begehrlichkeiten reduzieren
MFA, Ärztinnen und Ärzte machen oft zu viele Begehrlichkeiten möglich. Hier ein paar typische Forderungen von Patienten, die ich in meinen Praxis-Workshops immer wieder beschrieben bekomme:
- „Frau Dr./Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
- „Können Sie mal eben …!“
- „Ich möchte nur mal kurz!“
- Patienten bestehen auf ihren Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt.
- Patienten wollen in der Akutsprechstunde noch 3 andere, nicht dringende Probleme, besprechen.
Wenn Sie diesen Forderungen oft nachgeben, weil Sie es Ihren Patienten immer recht machen wollen, kostet das sehr viel Zeit. Mit einer souveränen und zeitsparenden Gesprächsführung schaffen Sie es, Begehrlichkeiten deutlich zu reduzieren. Souverän bedeutet dabei, dass lange Diskussionen vermieden werden und Patienten Ihre Vorschläge trotzdem akzeptieren. Das Ergebnis ist, dass Sie viel Zeit sparen und trotzdem alle zufrieden sind.
Telefonische Erreichbarkeit maximieren
Eine maximale Erreichbarkeit, reduziert Stress und Zeitfresser, die in großem Maße entstehen, wenn Ihre Praxis schlecht erreichbar ist.
Hier ist ein Beispiel für eine Messung der Gespräche an der Anmeldung und am Telefon aus einer Kinderarztpraxis mit zwei Ärzten: Die Praxis hatte an einem durchschnittlichen Tag 152 Kontakte am Telefon und an der Anmeldung. In 36 Gesprächen mussten sich die Anmeldekräfte für die schlechte telefonische Erreichbarkeit entschuldigen und rechtfertigen. Das dauerte im Durchschnitt drei bis fünf Minuten – in der Summe waren das an diesem Tag 126 Minuten!
Mit mehreren abgestimmten Faktoren ist es möglich, eine hundertprozentige Erreichbarkeit zu realisieren:
- Das Telefon wird in ein Back Office ausgelagert. Das ermöglicht ruhigere und damit auch kürzere Gespräche. Das Back Office kann sich auch außerhalb der Praxis befinden.
- Die Telefonkraft beherrscht eine wertschätzende und zeitsparende Gesprächsführung.
- Die klar definierten Terminkategorien sind die Basis für selbstbewusste Termingespräche, bei denen sich Patienten nach den Verfügbarkeiten der Praxis richten müssen.
- Ein gutes Online-Terminmanagement-System unterstützt die Arztpraxis, Termingespräche zu reduzieren und somit die telefonische Erreichbarkeit deutlich zu erhöhen.
- Eine zusätzliche, moderne Option, die telefonische Erreichbarkeit zu maximieren, ist der digitale Telefonassistent für Arztpraxen. Es ist ein noch sehr junges Produkt, das sich rasant verbreitet, weil es gut und einfach funktioniert und die Investition dafür überschaubar ist.
- Ein professionelles Call-Center übernimmt bei hohem Telefonaufkommen Gespräche und sorgt dafür, dass die Praxis immer erreichbar ist.
Arbeitsplätze und Verantwortlichkeiten eindeutig definieren und zuordnen
Häufig produzieren Arztpraxen zusätzliche Zeitfresser, weil Arbeitsplätze und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig definiert und zugeordnet sind. Im Praxisalltag gibt es dann zu viele Missverständnisse und mehr aneinander vorbei als miteinanderarbeiten. Gute Teams schaffen Synergien und sparen damit viel Zeit – wichtig dafür sind:
- Regelmäßige strukturierte Teambesprechungen mit verbindlichen Maßnahmeprotokollen,
- morgendliche Kurzbesprechungen mit Fokussierung auf den gemeinsamen Arbeitstag,
- Arbeitsplatzbeschreibungen inkl. Zuordnung der Verantwortlichkeiten.
Wenn Sie mehr erfahren wollen,
können Sie dieses wichtige Thema in meiner nächsten kostenfreien Live-Online-Präsentation vertiefen:
Das optimierte Zeit- und Terminmanagement für Arztpraxen
Hier zeige ich Ihnen, dass 1 bis 2 Stunden mehr Zeit pro Tag möglich sind, und beantworte Ihre Fragen zu diesem Thema.
Datum und Zeit:
28.03.2023 von 19:00 bis 19:45 Uhr
Wenn Interesse an einem Präsenz-Workshop in Ihrer Praxis oder einem Online-Coaching haben, buchen Sie bitte einen Telefontermin für ein erstes Informationsgespräch.