Zeitfresser in Arztpraxen und wie sie reduziert werden können!

von | 5. Apr. 2021 | Kompakt & Konkret

Zeit ist zweifelsfrei ein kostbares Gut, denn alle Menschen haben heute chronisch zu wenig davon.

Darum ist es sinnvoll den Alltag, sowohl privat als auch in der Praxis, effektiv und effizient zu managen, um genügend Zeit für alle wichtigen Dinge zu haben. Es ist ein gutes Ziel, die 24 Stunden eines Tages vor Zeitfressern zu schützen, um eine gute Lebensqualität zu realisieren.

Jede Arztpraxis produziert Zeitfresser – manche mehr, manche weniger. Aber zu viele Zeitfresser sind fatal, denn sie führen dazu, dass Pausen für MFA zu kurz kommen und sich Überstunden häufen. Wenn die Belastungen jedoch dauerhaft zu hoch sind, sind steigende Fehlzeiten und Fluktuation die logische Konsequenz.

Auch Ärztinnen und Ärzte arbeiten sehr viel und oft auch am Wochenende. Hier werden meistens die administrativen Aufgaben erledigt, weil die Zeit dafür in der Woche fehlt. Aber wo bleibt dann die Zeit für Familie, Hobby und Entspannung? Wenn Ärztinnen und Ärzte 60 Stunden und mehr pro Woche arbeiten, sinkt auf Dauer die Motivation und belastet das die Gesundheit.

Und so zahlen Ärztinnen, Ärzte und MFA letztendlich einen hohen Preis, wenn zu viele Zeitfresser den Praxisalltag prägen. Es geht aber auch anders! Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihren Praxisalltag effektiver und effizienter managen können, damit Sie 5 bis 10 Stunden pro Woche sparen und diese Zeit für andere wichtige Dinge zur Verfügung haben.

1. Gespräche souverän führen und Begehrlichkeiten reduzieren

Auf der einen Seite sind Gespräche die größten Zeitfresser, auf der anderen Seite sind sie unverzichtbar. Die entscheidende Frage ist jedoch: Welche Gespräche müssen wie lange geführt werden?

Wenn zum Beispiel 50 Prozent der Termingespräche an der Anmeldung und am Telefon wegfallen, weil diese Termine online vereinbart werden, sparen Arztpraxen – je nach Größe und Patientenanzahl – ca. zwei Stunden pro Tag ein. Siehe auch Punkt 4!

Darüber hinaus machen MFA, Ärztinnen und Ärzte oft zu viele Begehrlichkeiten möglich. Hier ein paar typische Forderungen von Patienten, die ich in meinen Praxis-Workshops immer wieder beschrieben bekomme:

  • „Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
  • „Können Sie mal eben …!“
  • „Ich möchte nur mal kurz!“
  • Patienten bestehen auf ihren Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt.
  • Patienten wollen in der Akutsprechstunde noch 3 andere, nicht dringende Probleme, besprechen.

Wenn Sie diesen Forderungen nachgeben, weil Sie es Ihren Patienten immer recht machen wollen, summieren sich viele Zeitfresser. Mit einer einfachen Strichliste können Sie feststellen, wie häufig das in Ihrer Praxis vorkommt. Und wenn Sie den Zeitfaktor einbeziehen, wie lange es durchschnittlich dauert, diese Begehrlichkeiten zu erfüllen, dann wissen Sie genau wie viele Stunden Sie täglich verschenken.

Das eine ist Begehrlichkeiten zu erfassen – das andere sie zu reduzieren.

Mit einer souveränen und zeitsparenden Gesprächsführung schaffen Sie es, Begehrlichkeiten deutlich zu reduzieren. Souverän bedeutet dabei, dass lange Diskussionen vermieden werden und Patienten Ihre Vorschläge trotzdem akzeptieren. Das Ergebnis ist, dass Sie mehrere Stunden pro Woche sparen.

In meinem Live-Online-Seminar „Terminmanagement auf Best-Practice-Niveau“ am 16.04.2021 ab 14:00 Uhr gebe ich Ihnen wirksame Formulierungen für typische Gesprächssituationen bei der Terminvergabe und im Sprechzimmer an die Hand.

Alle Infos dazu inkl. YouTube-Kurz-Video

2. Strukturiertes Terminmanagement

 Ein professionelles Terminmanagement hat klar definierte Strukturen, und zwar nach medizinischer Notwendigkeit und Dringlichkeit:

  • Der Notfall ist lebensbedrohlich und muss natürlich immer sofort behandelt werden!
  • A1 sind akute Beschwerden, die heute behandelt werden müssen.
  • A5 sind Beschwerden, die eine Behandlung in den nächsten 5 Tagen notwendig machen.
  • Der Terminpatient kommt zu Untersuchungen, die längerfristig planbar sind.

Darüber hinaus müssen die Zeitfenster für jedes Beschwerdebild an den aktuellen Bedarf angepasst werden. Ganz wichtig ist, Montag bis Freitag feste Zeiten für administrative Tätigkeiten einzuplanen.

Wie das alles genau funktioniert, zeige ich am 16.04.2021 ab 14:00 Uhr in meinem Live-Online-Seminar „Terminmanagement auf Best-Practice-Niveau“ anhand von konkreten Beispielen einzelner Arztpraxen.

Alle Infos dazu inkl. YouTube-Kurz-Video

3. Überzeugende Patienteninformationen

 Damit Ihre Patienten sich nach Ihrem Terminmanagement richten und auch wirklich mitmachen, müssen sie verstehen, wie Ihr Terminmanagement konkret aufgestellt ist. Nur so können Patienten sich auch danach richten. Ich empfehle einen Praxis-Flyer mit den Infos zur Terminstruktur und darüber hinaus Info-Plakate (mind. DIN-A2) im Wartezimmer und Anmeldebereich. Die Überschrift „Damit es für Sie schneller geht!“ erhöht das Interesse, die Info auch wirklich zu lesen, um ein Vielfaches.

In meinem Live-Online-Seminar „Terminmanagement auf Best-Practice-Niveau“ am 16.04.2021 ab 14:00 Uhr zeige ich Ihnen einen Text, der sich in vielen Praxen bewährt hat und den Sie als Vorlage nutzen können.

Alle Infos dazu inkl. YouTube-Kurz-Video

4. Professionelles Online-Terminmanagement

 Wenn Zeit knapp ist und Gespräche viel Zeit kosten, ist es nur konsequent, wenn zum Beispiel Termingespräche reduziert werden, denn Sie machen ca. 80 Prozent aller Gespräche an der Anmeldung und am Telefon aus.

Ein gutes Online-Terminmanagement-System unterstützt die Arztpraxis, Termingespräche zu reduzieren und somit auch die telefonische Erreichbarkeit deutlich zu erhöhen. Das Ergebnis ist, die Teams werden deutlich entlastet, weil viel weniger mit Patienten diskutiert werden muss und gleichzeitig entstehen zeitliche Freiräume für andere Aufgaben in der Praxis.

Ein Online-Terminmanagement, das mit den beschriebenen Terminkategorien und den definierten Zeitfenstern konfiguriert ist, hat folgende Vorteile:

  • Eine Online-Terminbuchung rund um die Uhr und 7 Tage die Woche kann eine Telefonentlastung um 50 Prozent erzielen.
  • Die Praxis hat immer die Terminhoheit, das bedeutet Patienten können nur die Termine buchen, die die Praxis vorgibt.
  • Es werden die individuellen, terminartspezifischen Informationen abgefragt, so dass Patienten auch nur die Termine erhalten, die für ihr Beschwerdebild definiert und verfügbar sind.
  • Patienten werden per SMS oder E-Mail zum vereinbarten Termin automatische benachrichtigt und erinnert – das erhöht die Termintreue.
  • Es können Patienten gezielte Informationen, zum Beispiel der Anamnese-Bogen, direkt bereitgestellt werden – das spart Zeit in der Praxis.

Es gibt mittlerweile viele Anbieter – ich empfehle, sich mehrere Systeme präsentieren zu lassen und zu vergleichen. Hier ein paar wichtige Anforderungen, die zum Beispiel das Terminmanagement-System von samedi® erfüllt:

  • Schnittstellenanbindung mit der Praxis-Software.
  • Dynamische Verfügbarkeiten – das System gibt automatisch zusätzliche Termine frei, wenn eine Kategorie nicht ausgebucht sein sollte.
  • Höchste Datensicherheit mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (DSGVO-konform).

Einige Praxen, die ich in den letzten Jahren beraten habe, arbeiten sehr erfolgreich mit dem samedi® Terminmanagement-System, weil es sehr ausgereift ist und viele nützliche Funktionen enthält, die für ein differenziert aufgestelltes Terminsystem wichtig sind.

Wenn Sie sich unverbindlich anschauen wollen, wie samedi® funktioniert und was das System ausmacht, stelle ich Ihnen den Link zu einer Webinar-Aufzeichnung zur Verfügung.

Schreiben Sie mir einfach eine kurze E-Mail an: info@karweina.de

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