So reduzieren Sie Ihre größten Zeitfresser

von | 28. Mrz. 2022 | Kompakt & Konkret

„Wir handeln nicht professionell, weil wir keine Zeit haben, sondern weil wir nicht professionell handeln, haben wir keine Zeit!“

So brachte es ein Praxis-Chef auf den Punkt, denn es wurde ihm klar, dass die gesamte Praxis zu viele Zeitfresser produzierte und sich alle daran gewöhnt hatten. Auf der anderen Seite gab es kaum noch Pausen für das Team, Überstunden häuften sich und der Arzt musste auch am Wochenende viele administrative Aufgaben erledigen, weil in der Woche die Zeit dafür fehlte. Diese Erkenntnisse führten schließlich zu einer konsequenten Neu-Ausrichtung des Zeit- und Terminmanagements in dieser Hausarztpraxis, um den Praxisalltag für alle zu entlasten.

1 bis 2 Stunden Zeit pro Tag sparen

Stellen Sie sich einmal vor, Sie und Ihr Team haben pro Tag 1-2 Stunden mehr Zeit. Das sind 5 bis 10 Stunden pro Woche! Also genügend Zeit für mehr Pausen, mehr regelmäßig pünktlich Feierabend, mehr Abstimmung und Management oder für das, was Ihnen sonst noch wichtig ist.

Das ist ambitioniert, aber möglich, wenn Sie an den wichtigsten Stellschrauben richtig drehen. Die folgenden vier greifen ineinander und beeinflussen sich gegenseitig:

1. Gespräche reduzieren
Termingespräche am Telefon und an der Anmeldung nehmen viel Zeit in Anspruch. Wenn zum Beispiel 50 Prozent der Termingespräche an der Anmeldung und am Telefon wegfallen, weil diese Termine online vereinbart werden, sparen Arztpraxen sehr viel Zeit.

2. Begehrlichkeiten reduzieren
MFA, Ärztinnen und Ärzte machen oft zu viele Begehrlichkeiten möglich. Hier ein paar typische Forderungen von Patienten, die ich in meinen Praxis-Workshops immer wieder beschrieben bekomme:

  • „Frau Dr./Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
  • „Können Sie mal eben …!“
  • „Ich möchte nur mal kurz!“
  • Patienten bestehen auf ihren Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt.
  • Patienten wollen in der Akutsprechstunde noch 3 andere, nicht dringende Probleme, besprechen.

Wenn Sie diesen Forderungen oft nachgeben, weil Sie es Ihren Patienten immer recht machen wollen, kostet das sehr viel Zeit. Mit einer souveränen und zeitsparenden Gesprächsführung schaffen Sie es, Begehrlichkeiten deutlich zu reduzieren. Souverän bedeutet dabei, dass lange Diskussionen vermieden werden und Patienten Ihre Vorschläge trotzdem akzeptieren. Das Ergebnis ist, dass Sie viel Zeit sparen und trotzdem alle zufrieden sind.

3. Terminkategorien klar strukturieren
Ein professionelles Terminmanagement hat klar definierte Strukturen, und zwar nach medizinischer Notwendigkeit und Dringlichkeit:

  • Der Notfall ist lebensbedrohlich und muss natürlich immer sofort behandelt werden!
  • A1 sind akute Beschwerden, die heute behandelt werden müssen.
  • A5 sind Beschwerden, die eine Behandlung in den nächsten 5 Tagen notwendig machen.
  • Der Terminpatient kommt zu Untersuchungen, die längerfristig planbar sind.

Darüber hinaus müssen die Zeitfenster für jedes Beschwerdebild an den aktuellen Bedarf angepasst werden. Ganz wichtig ist, Montag bis Freitag feste Zeiten für administrative Tätigkeiten einzuplanen.

4. Telefonische Erreichbarkeit maximieren
Es ist möglich mit mehreren abgestimmten Faktoren eine hundertprozentige Erreichbarkeit zu realisieren:

  • Das Telefon wird in ein Back Office ausgelagert. Das ermöglicht ruhigere und damit auch kürzere Gespräche. Das Back Office kann sich auch außerhalb der Praxis befinden.
  • Die Telefonkraft beherrscht eine wertschätzende und zeitsparende Gesprächsführung.
  • Die klar definierten Terminkategorien sind die Basis für selbstbewusste Termingespräche, bei denen sich Patienten nach den Verfügbarkeiten der Praxis richten müssen.
  • Ein gutes Online-Terminmanagement-System unterstützt die Arztpraxis, Termingespräche zu reduzieren und somit die telefonische Erreichbarkeit deutlich zu erhöhen.
  • Ein professionelles Call-Center übernimmt bei hohem Telefonaufkommen Gespräche und sorgt dafür, dass die Praxis immer erreichbar ist.

Ein effektiv und effizient aufgestelltes Terminmanagement erzielt viele zeitliche Freiräume und steigert die Arbeits- und Patientenzufriedenheit!

Häufig produzieren Arztpraxen zusätzliche Zeitfresser, weil Arbeitsplätze und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig definiert und zugeordnet sind. Im Praxisalltag gibt es dann zu viele Missverständnisse und mehr aneinander vorbei als miteinander arbeiten. Gute Teams schaffen Synergien und sparen damit viel Zeit – wichtig dafür sind:

  • Regelmäßige strukturierte Teambesprechungen mit verbindlichen Maßnahmeprotokollen,
  • morgendliche Kurzbesprechungen mit Fokussierung auf den gemeinsamen Arbeitstag,
  • Arbeitsplatzbeschreibungen inkl. Zuordnung der Verantwortlichkeiten. 

Weitere Live-Online-Themen und Termine:

„So steigern Sie Ihren Umsatz mit Selbstzahlerleistungen“

14.06.22 – kostenfrei für Ärztinnen, Ärzte und leitende Praxismitarbeiter*innen

Alle Infos + Anmeldung