So optimieren Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement

von | 31. Okt. 2022 | Kompakt & Konkret

Der Praxisalltag sieht in vielen Arztpraxen so aus: es gibt kaum Pausen für das Praxisteam und Überstunden häufen sich. Wenn die Belastungen jedoch dauerhaft zu hoch sind, steigen Fehlzeiten und Fluktuation.

Auch Ärztinnen und Ärzte arbeiten sehr viel und oft auch am Wochenende. Hier werden meistens die administrativen Aufgaben erledigt, weil die Zeit dafür in der Woche fehlt. Sie fehlt dann aber auch für Familie, Hobby und Entspannung. Wenn Ärztinnen und Ärzte 60 Stunden und mehr pro Woche arbeiten, sinkt auf Dauer die Motivation und steigt die gesundheitliche Belastung.

Zeit ist zweifelsfrei für alle – MFA, Ärztinnen, Ärzte und Patienten – ein sehr kostbares Gut! Darum ist es sinnvoll das Zeit- und Terminmanagement zu optimieren.

Das erzielt ein optimiertes Zeit- und Terminmanagement:

  • Die Wartezeiten in der Praxis sind kurz.
  • Patienten kommen nicht mehr unangemeldet.
  • Der Anmeldebereich ist telefonfreie Zone.
  • Sie haben 50 % weniger telefonische Terminanfragen.
  • Eine Anmeldekraft telefoniert ruhig und fokussiert.
  • Sie sind immer telefonisch erreichbar.
  • Es gibt wieder mehr Pausen und pünktlichen Feierabend.

Halten Sie an dieser Stelle einmal kurz inne und überlegen Sie einen Moment:

Wenn Sie das oben Aufgezählte in einem Jahr erreichen, …

  • … was bedeutet das für Ihre Patienten?
  • … was bedeutet das für Ihre Praxis?
  • … was bedeutet das für Sie persönlich?

Pro Tag 1 bis 2 Stunden mehr Zeit haben – das ist möglich!

Dafür gibt es keine Patentlösung und das geht auch nicht von heute auf morgen – es braucht Zeit, um die richtigen Stellschrauben wirksam zu drehen.

Es sind im Grunde 5 Stellschrauben, die richtig gedreht werden müssen, um täglich 1 bis 2 Stunden Zeit zu sparen:

  1. Jede Arztpraxis produziert Zeitfresser – diese gilt es zu erfassen und dann mit allen Möglichkeiten zu reduzieren.
  2. Eine maximale Erreichbarkeit reduziert Stress und Zeitfresser, die in großem Maße entstehen, wenn Ihre Praxis schlecht erreichbar ist.
  3. Klar definierte Terminkategorien, die konsequent an den medizinischen Notwendigkeiten ihrer Patienten ausgerichtet sind, bilden die Basis des Zeit- und Terminmanagements.
  4. Es braucht gute Patienten-Informationen, damit Patienten verstehen, wie Sie organisiert sind. Nur wenn sie das verstehen, können sie auch wirklich mitmachen.
  5. Und es ist einen effektive und effiziente Gesprächsführung notwendig. Das bedeutet, dass Sie und Ihr Team Patienten am Telefon, an der Anmeldung und auch im Sprechzimmer wertschätzend und gleichermaßen zeitsparend führen können.

In diesem Kompakt & Konkret möchte ich auf folgende Stellschrauben näher eingehen:

1. Zeitfresser reduzieren heißt Begehrlichkeiten reduzieren

MFA, Ärztinnen und Ärzte machen oft zu viele Begehrlichkeiten möglich. Hier ein paar typische Forderungen von Patienten, die ich in meinen Praxis-Workshops immer wieder beschrieben bekomme:

  • „Frau Dr./Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
  • „Können Sie mal eben …!“
  • „Ich möchte nur mal kurz!“
  • Patienten bestehen auf ihren Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt.
  • Patienten wollen in der Akutsprechstunde noch 3 andere, nicht dringende Probleme, besprechen.

Wenn Sie diesen Forderungen oft nachgeben, weil Sie es Ihren Patienten immer recht machen wollen, kostet das sehr viel Zeit. Mit einer souveränen und zeitsparenden Gesprächsführung schaffen Sie es, Begehrlichkeiten deutlich zu reduzieren. Souverän bedeutet dabei, dass lange Diskussionen vermieden werden und Patienten Ihre Vorschläge trotzdem akzeptieren. Das Ergebnis ist, dass Sie viel Zeit sparen und trotzdem alle zufrieden sind.

Häufig produzieren Arztpraxen zusätzliche Zeitfresser, weil Arbeitsplätze und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig definiert und zugeordnet sind. Im Praxisalltag gibt es dann zu viele Missverständnisse und mehr aneinander vorbei als miteinander arbeiten. Gute Teams schaffen Synergien und sparen damit viel Zeit – wichtig dafür sind:

  • Regelmäßige strukturierte Teambesprechungen mit verbindlichen Maßnahmeprotokollen,
  • morgendliche Kurzbesprechungen mit Fokussierung auf den gemeinsamen Arbeitstag,
  • und Arbeitsplatzbeschreibungen inkl. Zuordnung der Verantwortlichkeiten.

2. Telefonische Erreichbarkeit maximieren

Es ist möglich mit mehreren abgestimmten Faktoren eine hundertprozentige Erreichbarkeit zu realisieren:

  • Das Telefon wird in ein Back Office ausgelagert. Das ermöglicht ruhigere und damit auch kürzere Gespräche. Das Back Office kann sich auch außerhalb der Praxis befinden.
  • Die Telefonkraft beherrscht eine wertschätzende und zeitsparende Gesprächsführung.
  • Die klar definierten Terminkategorien sind die Basis für selbstbewusste Termingespräche, bei denen sich Patienten nach den Verfügbarkeiten der Praxis richten müssen.
  • Termingespräche am Telefon und an der Anmeldung nehmen viel Zeit in Anspruch. Wenn 50 Prozent der Termingespräche an der Anmeldung und am Telefon wegfallen, weil diese Termine online vereinbart werden, sparen Arztpraxen sehr viel Zeit. Ein gutes Online-Terminmanagement-System unterstützt die Arztpraxis, Termingespräche zu reduzieren und somit die telefonische Erreichbarkeit deutlich zu erhöhen.
  • Eine zusätzliche, moderne Option, die telefonische Erreichbarkeit zu maximieren, ist der digitale Telefonassistent für Arztpraxen. Es ist ein noch sehr junges Produkt, das sich rasant verbreitet, weil es gut und einfach funktioniert und die Investition dafür überschaubar ist.
  • Ein professionelles Call-Center übernimmt bei hohem Telefonaufkommen Gespräche und sorgt dafür, dass die Praxis immer erreichbar ist.

3. Terminkategorien klar strukturieren

Ein professionelles Terminmanagement hat klar definierte Strukturen, und zwar nach medizinischer Notwendigkeit und Dringlichkeit:

  • Der Notfall ist lebensbedrohlich und muss natürlich immer sofort behandelt werden!
  • A1 sind akute Beschwerden, die heute behandelt werden müssen.
  • A5 sind Beschwerden, die eine Behandlung in den nächsten 5 Tagen notwendig machen.
  • Der Terminpatient kommt zu Untersuchungen, die längerfristig planbar sind.

Darüber hinaus müssen die Zeitfenster für jedes Beschwerdebild an den aktuellen Bedarf angepasst werden. Ganz wichtig ist, Montag bis Freitag feste Zeiten für administrative Tätigkeiten einzuplanen.

Ein effektiv und effizient aufgestelltes Zeit- und Terminmanagement erzielt viele Freiräume und steigert die Arbeits- und Patientenzufriedenheit!

Wenn Sie mehr erfahren wollen,

In meiner nächsten Live-Online-Präsentation

„So optimieren Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement“

am 13.12.22 gehe ich auf alle 5 Stellschrauben ein, zeige Beispiele und beantworte Ihre Fragen!

Live-Online-Präsentation ist für Ärztinnen, Ärzte und leitende Praxismitarbeiter*innen kostenfrei – melden Sie sich gerne direkt an!

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