So gelingt eine effektive und effiziente Teambesprechung

von | 9. Feb. 2021 | Kompakt & Konkret

Ich möchte Ihnen kurz zwei Arztpraxen beschreiben:

Praxis A

Hier arbeiten die Mitarbeiter*innen Hand in Hand und ziehen mit der Praxisleitung an einem Strang. Das, was besprochen und vereinbart ist, wird auch umgesetzt – die Arbeitsqualität ist für Ärzte und Team hoch – es wird viel geleistet und auch viel gelacht – Fehltage sind selten und das Team arbeitet seit vielen Jahren konstant zusammen.

Praxis B

Hier haben sich Grüppchen gebildet, die oft aneinander vorbeireden – besprochene Maßnahmen werden gar nicht oder anders umgesetzt – es gibt immer wieder Missverständnisse und auch Konflikte, die nicht wirklich gelöst werden – der Arbeitsalltag ist für Ärzte und Team anstrengend – es gibt viele Fehltage und die Mitarbeiterfluktuation ist hoch.

Wie ist das erklärbar? Liegt es an den einzelnen Menschen in Praxis B, weil sie zu wenig Engagement und Teamfähigkeit zeigen? Nein, es liegt an einem sehr unterschiedlichen Führungsmanagement! Praxis A hat sich vor einigen Jahren sehr viele Gedanken dazu gemacht und ein Konzept aufgestellt, das sie seitdem sehr konsequent umsetzen.

Dazu gehört, dass die Mitarbeiterzufriedenheit regelmäßig anonym abgefragt wird, dass jedes Jahr Mitarbeitergespräche mit einer fairen Leistungsbewertung geführt werden und dass die Teambesprechungen nach einer ganz bestimmten Struktur ablaufen. Um diese Struktur geht es in diesem Beitrag.

Im Praxisalltag wird viel zu selten Lob und Anerkennung für Geleistetes ausgesprochen. Deshalb ist meine Empfehlung für die Führungskräfte in jeder Teambesprechung: Positives zuerst!

Loben Sie das Team für die geleistete Arbeit in der Zeit seit der letzten Teambesprechung. Bringen Sie dazu ein bis zwei konkrete Beispiele. Lob und Anerkennung sind wie Öl für das Getriebe eines Motors. Wenn es fehlt, knirscht es und es gibt Probleme. Sie schaffen mit Lob und Anerkennung eine positive und vor allem lösungsorientierte Gesprächsatmosphäre. Wenn Sie das beherzigen, erzeugen Sie viel mehr Verständnis für Ihre Vorschläge und Bereitschaft das Besprochene auch wirklich umzusetzen.

Darüber hinaus sollte die Führungskraft, die die Teambesprechung leitet, die Devise beherzigen: Störungen haben Vorrang!

Laden Sie Ihr Team immer wieder aktiv dazu ein, das aktiv auszusprechen, was aktuell nicht rund läuft und das Team belastet. Wenn es eine schnelle Lösung gibt, ist das Problem erledigt. Wenn nicht, nehmen Sie sich als Führungskraft die Zeit, sich später im Kreise der Praxisleitung Gedanken zur Lösung des Problems zu machen und dem Team zu einem anderen Zeitpunkt, gemeinsame Entscheidungen zu kommunizieren. Es ist nicht zielführend alles auszudiskutieren und auf Biegen und Brechen eine Lösung herbeizuführen – das sind meistens nicht die besten. Es ist für einen guten Teamgeist viel entscheidender, dem Team zu signalisieren, dass Sie sich um das Problem kümmern und dass das Team sich darauf auch verlassen kann.

Für eine hohe Umsetzungsqualität hat sich folgende Struktur bewährt:

  • 60 Minuten zu einem festen, wiederkehrenden Zeitpunkt einplanen – zum Beispiel der erste Mittwoch im Monat von 13:00 bis 14:00 Uhr.
  • Bekanntgabe einer Agenda mit allen Besprechungspunkten eine Woche vorher, damit alle wissen, was genau besprochen wird und jede*r Mitarbeiter*in eigene Vorschläge einbringen kann.
  • Führen eines Protokolls mit Maßnahmenplan, damit die verbindliche Umsetzung der besprochenen Punkte gewährleistet ist.
  • Die Praxismanagerin/der Praxismanager moderiert die Teambesprechung, damit ihre/seine Führungskompetenz in der Praxis gestärkt wird.

Darüber hinaus sind folgende Instrumente wichtig:

  • Beschwerdeliste
  • Fehlerliste
  • Liste mit Verbesserungsvorschlägen

Und dann braucht es noch verbindliche Besprechungsregeln:

  • Der Zeitrahmen von 60 Minuten wird eingehalten!
  • Jede*r bereitet sich vor!
  • Jede*r bringt sich ein!
  • Jede*r fasst sich kurz und kommuniziert lösungsorientiert!
  • Jede*r hört den anderen zu!
  • Keine Privatgespräche!
  • Keine Handy-Nutzung!

In Praxis A hat sich diese Vorgehensweise zu einer Praxiskultur entwickelt, die allen zugutekommt. Die Teambesprechungen sind effektiv, das bedeutet es gibt ein hohes Maß an gegenseitiger Ergänzung und Unterstützung – so werden Synergien erzeugt und das Resultat ist eine sehr produktive Zusammenarbeit.

Die Teambesprechungen sind auch effizient, das heißt es werden nicht mehr als 60 Minuten benötigt, um das Wichtigste auf den Weg zu bringen. Oft reichen sogar 45 Minuten – so haben alle etwas mehr Freizeit und das fördert die Motivation auch die nächste Teambesprechung, gut gelaunt und fokussiert anzugehen.

Für Beratungsleistung – Mitarbeiterbefragung, Team- und Führungsworkshop – können Sie attraktive Fördergelder in Höhe von 50 bis 80 % der Beratungsleistung in Anspruch nehmen.

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Gerne beantworte ich Ihre Fragen auch in einem persönlichen Gespräch! Schreiben Sie einfach eine kurze E-Mail an info@karweina.de und wir vereinbaren einen Termin.