Die Inhalte dieses Beitrages:
- Die Herausforderung
- Zeitfresser 1: Endlose Gespräche an Telefon und Anmeldung – So gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück
- Zeitfresser 2: Zu viele unnötige Patientenkontakte – So entlasten Sie Ihr Team nachhaltig
- Zeitfresser 3: Wenn Patienten „nur mal kurz“ wollen – Wie Sie übermäßige Wünsche geschickt begrenzen
- Zeitfresser 4: Ineffiziente Arbeitsabläufe – Wenn jeder Handgriff länger dauert als nötig
- Zeitfresser 5: Zu viel Bürokratie – Papierkram frisst wertvolle Zeit
- Konkrete Unterstützung
- Kostenfreie Live-Online-Präsentation
Die Herausforderung
Der Tag in einer Arztpraxis ist geprägt von ständigem Patientenkontakt, Verwaltungsaufgaben, Abrechnungen und unerwarteten Herausforderungen. Oft bleibt das Gefühl, von morgens bis abends durchgearbeitet zu haben – und dennoch stapeln sich unerledigte Aufgaben. Wo geht eigentlich die Zeit hin?
Viele Ärztinnen, Ärzte und Praxisteams kämpfen mit versteckten Zeitfressern, die den Arbeitsalltag unnötig erschweren. Überbuchte Terminkalender, ineffiziente Kommunikation oder langwierige Bürokratie – oft sind es kleine Abläufe, die in Summe viel Zeit kosten. Doch genau hier liegt der Schlüssel: Wer die größten Zeitdiebe erkennt, kann sie gezielt eliminieren und so wieder mehr Struktur, Effizienz und Entlastung in den Praxisalltag bringen.
Stellen Sie sich einmal vor, Sie und Ihr Team haben pro Tag 1-2 Stunden mehr Zeit. Das sind 5 bis 10 Stunden pro Woche! Also genügend Zeit für mehr Pausen, mehr regelmäßig pünktlich Feierabend, mehr Abstimmung und Management oder für das, was Ihnen sonst noch wichtig ist. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wo Sie in Ihrer Praxis konkret ansetzen können.
Zeitfresser 1: Endlose Gespräche an Telefon und Anmeldung – So gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück
Einer der größten Zeiträuber in Arztpraxen? Zu viele und zu lange Gespräche! Besonders an der Anmeldung und am Telefon gehen wertvolle Minuten verloren – sei es bei Terminvereinbarungen, Nachfragen oder Diskussionen um Wunschtermine.
Doch stellen Sie sich vor: Wenn nur die Hälfte dieser Gespräche entfällt, weil Termine stattdessen online gebucht werden, gewinnen Sie auf einen Schlag enorme Zeit zurück.
Doch nicht nur das „Ob“ eines Gesprächs entscheidet über den Zeitaufwand – sondern vor allem das „Wie“! Häufig bestimmen die Patienten das Gespräch, statt dass die Telefonkraft es souverän lenkt. Das Ergebnis: Endlose Diskussionen um nicht verfügbare Termine und zeitaufwendige Erklärungen.
Mit einer klaren, professionellen Gesprächsführung lassen sich diese Gespräche auf den Punkt bringen – und damit mindestens zwei Minuten pro Anruf sparen. Bei 100 Telefonaten täglich summiert sich das auf 200 Minuten – das sind über drei Stunden mehr Zeit für Ihr Team!
Die Lösungen:
- Online-Terminvergabe: Patienten buchen selbst – es gibt keine endlosen Telefonate mehr und das Telefon bleibt frei!
- Gezielte Gesprächsführung: „Ich kann Ihnen am Dienstag um 15 Uhr oder am Donnerstag um 11:30 Uhr einen Termin anbieten – passt das auch für Sie?“
- Einen digitalen Telefonassistenten einrichten, damit das Team nicht ständig unterbrochen wird.
Das Ergebnis ist: Weniger Gespräche und kürzere Gespräche bedeuten mehr Zeit für die Patienten vor Ort – weniger Stress für das Team – mehr Zeit für Pausen und pünktlichen Feierabend.
In meiner Live-Online-Präsentation am 18.03.25 zeige ich, wie und wo Praxisteams, Ärztinnen und Ärzte 1-2 Stunden Zeit pro Tag einsparen können.
Details und Anmeldung
Zeitfresser 2: Zu viele unnötige Patientenkontakte – So entlasten Sie Ihr Team nachhaltig
Einer der oft übersehenen Zeitfresser in Arztpraxen? Zu viele Patientenkontakte, die medizinisch nicht notwendig sind. Jeder dieser zusätzlichen Kontakte kostet wertvolle Zeit – Zeit, die dann für regelmäßige Pausen, strukturierte Abläufe und pünktlichen Feierabend fehlt. Das Resultat? Dauerhafte Überlastung des Praxisteams.
Ein Blick in eine typische Hausarztpraxis zeigt das Problem:
Bei 1.200 Patienten pro Quartal entstehen im Schnitt 3.400 Kontakte – doch eine genauere Analyse zeigt: 450 Patienten lösen mehr als vier Kontakte aus, wobei rund 500 dieser Kontakte medizinisch nicht erforderlich sind.
Das Problem:
- Patienten kommen für eine Rezeptverlängerung – die sie auch online bestellen könnten.
- Ein kurzer Befundbesprechungstermin? Das könnte auch per Videosprechstunde gehen.
- Routinefragen? Ein schneller Rückruf würde genügen.
Die Lösungen:
- Terminvergabe nach Dringlichkeit: Braucht der Patient wirklich einen Termin – oder reicht ein kurzer Rückruf?
- Gezielte Kommunikation: „Dieses Anliegen können wir telefonisch besprechen – ich rufe Sie heute Nachmittag zurück.“
- Videosprechstunden für Routinefälle nutzen.
Mit der richtigen Strategie lassen sich unnötige Patientenkontakte reduzieren, ohne die Versorgungs-qualität zu beeinträchtigen.
Das Ergebnis ist: Wenn auf diese Art und Weise 500 nicht medizinisch notwendige Kontakte wegfallen, dann sind das bei 10 Minuten pro Kontakt über 80 Stunden gesparte Zeit pro Quartal! Und das bedeutet: Weniger Stress und endlich wieder mehr Zeit für das Wesentliche!
Zeitfresser 3: Wenn Patienten „nur mal kurz“ wollen – Wie Sie übermäßige Wünsche geschickt begrenzen
Viele Arztpraxen kämpfen mit zu langen Gesprächen und zu vielen Patientenkontakten – doch woran liegt das? Oft daran, dass zu viele Begehrlichkeiten erst möglich gemacht werden.
Vielleicht kommt Ihnen das bekannt vor:
- „Frau Dr./Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
- „Können Sie mal eben …!“
- „Ich möchte nur mal kurz …!“
- Patienten bestehen auf ihrem Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt.
- In der Akutsprechstunde werden gleich mehrere, nicht dringende Anliegen eingebracht.
Diese zusätzlichen Wünsche scheinen auf den ersten Blick harmlos – doch wer ihnen immer nachgibt, verliert täglich wertvolle Zeit. Wenn eine Praxis es den Patienten immer recht machen will, kostet das langfristig Effizienz, Struktur und Planbarkeit.
Die Lösungen:
- Klare Terminstruktur kommunizieren: „Heute geht es um die Impfung – für weitere Anliegen vereinbaren wir einen neuen Termin.“
- Freundlich, aber bestimmt Grenzen setzen: „Ich verstehe, dass das wichtig ist – wir nehmen das gerne für Ihren nächsten Termin auf.“
- Standardisierte Prozesse für häufige Anfragen: Online-Rezeptbestellung oder gesonderte Besprechungszeiten für Atteste.
Klare, souveräne Kommunikation bedeutet nicht nur, lange Diskussionen zu vermeiden, sondern auch, dass Patienten Ihre Vorschläge akzeptieren – ohne sich abgewiesen zu fühlen.
Das Ergebnis ist: Weniger Zeitverlust, mehr Struktur und trotzdem zufriedene Patienten!
Zeitfresser 4: Ineffiziente Arbeitsabläufe – Wenn jeder Handgriff länger dauert als nötig
Das Problem: Viele Abläufe in Arztpraxen sind über Jahre gewachsen – doch nicht immer sind sie noch zeitgemäß. Jeder im Team arbeitet, aber dennoch kommt es zu Verzögerungen. Warum?
- Dokumente werden gesucht statt gefunden.
- Wichtige Aufgaben werden nicht erledigt, weil sich keiner zuständig fühlt.
- Besprochene Maßnahmen werden nicht umgesetzt oder es gibt immer wieder Missverständnisse, wie was umgesetzt werden soll und wer für was zuständig ist.
Die Lösungen:
- Arbeitsabläufe mit Hilfe von Checklisten standardisieren: Wer macht was – und wo liegt was?
- Arbeitsplätze genau beschreiben – wo wird was gemacht und klare Verantwortlichkeiten zuordnen, so dass jeder genau weiß, was an welchen Arbeitsplatz zu tun ist.
- Besprechungsprotokolle der Teambesprechungen beschreiben was und wie neue Maßnahmen umgesetzt werden sollen und wer dafür hauptverantwortlich ist.
Das Ergebnis ist: Mehr Struktur bedeutet weniger Suchen, weniger Fehler, weniger Missverständnisse – das ganze Team arbeitet so effektiver und effizienter!
Zeitfresser 5: Zu viel Bürokratie – Papierkram frisst wertvolle Zeit
Das Problem: Von Abrechnungen über Dokumentationen bis hin zu Formularen für Krankenkassen – Bürokratie ist in Arztpraxen oft ein echter Zeitfresser. Viele Ärztinnen und Ärzte verbringen einen großen Teil ihres Arbeitstags damit, Formulare auszufüllen oder Dokumentationen nachzuarbeiten.
Häufige Bürokratie-Zeitfresser:
- Zettelwirtschaft und unklare Ablage – Dokumente müssen lange gesucht werden.
- Manuelle Prozesse, die digital schneller und einfacher wären.
- Doppelte oder unnötige Dokumentation, die durch bessere Strukturen vermieden werden könnte.
Die Lösungen:
- So viel wie möglich digitalisieren – digitale Patientenakten, Online-Terminbuchung & automatisierte Formulare nutzen.
- Mitarbeitende regelmäßig gezielt in effizienter Dokumentation schulen.
- Klare Abläufe für wiederkehrende Bürokratie-Prozesse schaffen.
Das Ergebnis ist: Weniger Papierkram, mehr Fokus auf die Patienten – und mehr Zeit für das Wesentliche – der Feierabend wird wieder planbar!
Fazit: Holen Sie sich Ihre Zeit zurück! 1 bis 2 Stunden Zeit pro Tag einzusparen sind mit gut strukturierten Abläufen, klarer Kommunikation und cleveren digitalen Lösungen möglich.
Konkrete Unterstützung
Mit diesen Angeboten kann ich Sie konkret unterstützen:
- Video-Schulung „Das optimierte Zeit- und Terminmanagement für Arztpraxen“
- Beratung mit BAFA-Fördergeldern
Für die weiterführenden Infos klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link!
Vereinbaren Sie gerne – online oder per E-Mail – einen Termin für ein persönliches Informationsgespräch.
Kostenfreie Live-Online-Präsentation „Das optimierte Zeit- und Terminmanagement für Arztpraxen“
Möchten Sie noch genauer erfahren, wie Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement optimieren können? Dann nehmen Sie an meiner kostenfreien Live-Online-Präsentation teil! In dieser Präsentation gebe ich Ihnen weitere wertvolle Tipps und auf Ihre Fragen gehe ich selbstverständlich auch ein.
Datum und Zeit:
18.03.2025 von 19:00 bis 19:45 Uhr
kostenfrei für leitende Praxismitarbeiter*Innen, Ärztinnen und Ärzte
Details und Anmeldung