Die Inhalte dieses Beitrages:
- 1 bis 2 Stunden mehr pro Tag sind möglich!
- 5 Stellschrauben, die richtig gedreht werden müssen
- Zeitfresser reduzieren
- Telefonische Erreichbarkeit maximieren
- Terminkategorien klar strukturieren
- Das erzielt ein optimiertes Zeit- und Terminmanagement
- Kostenfreie Live-Online-Präsentation
- Fazit
Der Alltag in einer Arztpraxis kann sehr fordernd sein: Lange Arbeitstage, kaum Pausen und hohe Belastungen sind für viele Praxisteams und Ärzte an der Tagesordnung. Doch wie wäre es, wenn Sie pro Tag 1 bis 2 Stunden mehr Zeit zur Verfügung hätten? Mit einem optimierten Zeit- und Terminmanagement ist das möglich! In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie durch gezielte Maßnahmen Ihre wertvolle Zeit zurückgewinnen können.
1 bis 2 Stunden mehr pro Tag sind möglich!
Viele Arztpraxen kämpfen mit denselben Problemen: Überstunden häufen sich, Pausen sind selten, und die administrativen Aufgaben stapeln sich bis zum Wochenende. Auch Ärztinnen und Ärzte sind davon betroffen und verbringen oft ihre Freizeit damit, Aufgaben zu erledigen, für die unter der Woche die Zeit fehlt. Dies führt nicht nur zu einer dauerhaften Überlastung, sondern auch zu einer sinkenden Motivation und steigenden gesundheitlichen Belastungen.
Zeit ist für alle Beteiligten in der Praxis ein kostbares Gut. Daher ist es unerlässlich, das Zeit- und Terminmanagement zu optimieren. Mit den richtigen Stellschrauben können Sie 1 bis 2 Stunden pro Tag einsparen – Zeit, die Sie für sich, Ihre Familie und Ihre Patienten nutzen können.
5 Stellschrauben, die richtig gedreht werden müssen
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement liegt in der richtigen Justierung der folgenden fünf Stellschrauben:
- Zeitfresser reduzieren
Identifizieren Sie die größten Zeitfresser in Ihrer Praxis und eliminieren Sie diese konsequent. Oft sind es unnötig lange Gespräche oder ineffiziente Prozesse, die wertvolle Zeit kosten.
- Telefonische Erreichbarkeit maximieren
Eine schlechte Erreichbarkeit sorgt für Stress und Frustration bei Patienten und Mitarbeitern. Optimieren Sie die telefonische Erreichbarkeit durch effektive Maßnahmen.
- Terminkategorien klar strukturieren
Eine klare Strukturierung der Termine nach medizinischer Dringlichkeit ist essenziell. So vermeiden Sie unnötige Wartezeiten und schaffen klare Abläufe.
- Gute Patienteninformation
Informieren Sie Ihre Patienten über Ihre Praxisorganisation. Je besser sie Ihre Abläufe verstehen, desto reibungsloser läuft der Praxisalltag.
- Effiziente Gesprächsführung
Eine wertschätzende und zugleich zeitsparende Gesprächsführung ist das A und O, um Anfragen zügig zu bearbeiten und Zeit zu sparen.
Zeitfresser reduzieren
Die größten Zeitfresser in Arztpraxen sind zu viele und zu lange Gespräche!
Termingespräche am Telefon und an der Anmeldung nehmen viel Zeit in Anspruch. Wenn zum Beispiel 50 Prozent der Termingespräche an der Anmeldung und am Telefon wegfallen, weil diese Termine online vereinbart werden, sparen Arztpraxen sehr viel Zeit.
Häufig sind auch die Termingespräche zu lang, weil Patienten die Führung in der Hand haben und nicht die Telefonkraft. So entstehen anstrengende Diskussionen um Wunschtermine, die nicht zur Verfügung stehen und zeitaufwendige Rechtfertigung, warum es keine Wunschtermine gibt. Mit einer souveränen Gesprächsführung am Telefon schaffen die Mitarbeiter*innen es, die Termingespräche kurz zu halten und 2 Minuten Zeit zu sparen. Bei 100 Gesprächen am Tag sind das 200 Minuten – also gut 3 Stunden!!!
In meiner Live-Online-Präsentation am 24.09.24 zeige ich auch, wie und wo Ärztinnen und Ärzte 1-2 Stunden Zeit pro Tag einsparen können.
Zeitfresser sind auch Begehrlichkeiten von Patienten! MFA, Ärztinnen und Ärzte machen oft zu viele Begehrlichkeiten möglich. Hier ein paar typische Forderungen von Patienten, die ich in meinen Praxis-Workshops immer wieder beschrieben bekomme:
- „Frau Dr./Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
- „Können Sie mal eben …!“
- „Ich möchte nur mal kurz!“
- Patienten bestehen auf ihren Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt.
- Patienten wollen in der Akutsprechstunde noch 3 andere, nicht dringende Probleme, besprechen.
Wenn Sie diesen Forderungen oft nachgeben, weil Sie es Ihren Patienten immer recht machen wollen, kostet das sehr viel Zeit. Mit einer souveränen und zeitsparenden Gesprächsführung schaffen Sie es, Begehrlichkeiten deutlich zu reduzieren. Souverän bedeutet dabei, dass lange Diskussionen vermieden werden und Patienten Ihre Vorschläge trotzdem akzeptieren. Das Ergebnis ist, dass Sie viel Zeit sparen und trotzdem alle zufrieden sind.
Telefonische Erreichbarkeit maximieren
Eine schlechte telefonische Erreichbarkeit ist nicht nur frustrierend für Patienten, sondern kostet auch viel Zeit. Durch die Auslagerung des Telefons in ein Back Office und die Einführung eines modernen Online-Terminmanagement-Systems können Sie die Erreichbarkeit verbessern und gleichzeitig Zeit sparen. Ein digitaler Telefonassistent kann zudem eine wertvolle Ergänzung sein, um die Erreichbarkeit weiter zu maximieren.
In meiner Live-Online-Präsentation am 24.09.24 zeige ich konkret, wie Sie eine hundertprozentige Erreichbarkeit realisieren können.
Terminkategorien klar strukturieren
Ein gut strukturiertes Terminmanagement nach medizinischer Dringlichkeit hilft, den Praxisalltag effizienter zu gestalten. Klare Kategorien für Akutfälle und geplante Untersuchungen schaffen nicht nur Struktur, sondern auch mehr Zeit für alle Beteiligten. Darüber hinaus müssen die Zeitfenster für jedes Beschwerdebild an den aktuellen Bedarf angepasst werden. Ganz wichtig ist, Montag bis Freitag feste Zeiten für administrative Tätigkeiten einzuplanen.
In meiner Live-Online-Präsentation am 24.09.24 zeige ich anhand von Beispielen aus anderen Arztpraxen, wie Sie das konkret umsetzen können.
Das erzielt ein optimiertes Zeit- und Terminmanagement
- Kürzere Wartezeiten in der Praxis
- Weniger unangemeldete Patienten
- Eine telefonfreie Zone im Anmeldebereich
- Weniger Terminanfragen am Telefon
- Ruhigere und effizientere Telefongespräche
- Maximale Erreichbarkeit für Ihre Patienten
- Mehr Pausen und pünktlicher Feierabend
Kostenfreie Live-Online-Präsentation
„Das optimierte Zeit- und Terminmanagement für Arztpraxen“
Möchten Sie noch genauer erfahren, wie Sie in Ihrer Praxis 1 bis 2 Stunden pro Tag einsparen können? Dann nehmen Sie an meiner kostenfreien Live-Online-Präsentation teil! In dieser Präsentation zeige ich Ihnen praxisnahe Lösungen und gebe Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement optimieren können.
Datum und Zeit:
24.09.2024 von 19:00 bis 19:45 Uhr
Details und Anmeldung
Fazit: Ein effektiv und effizient aufgestelltes Zeit- und Terminmanagement erzielt viele Freiräume und steigert die Arbeits- und Patientenzufriedenheit!