5 Schritte für ein professionelles Zeit- und Terminmanagement

von | 12. Jan. 2021 | Kompakt & Konkret

In vielen Arztpraxen gibt es zu viele anstrengende Diskussionen bei der Terminvergabe, die Belastung des Praxisteams ist (zu) hoch, die telefonische Erreichbarkeit ist ein Dauerproblem, Pausen kommen zu kurz und ein angemessener Feierabend ist selten.

Stellen Sie sich vor, Sie können 1 bis 2 Stunden Zeit pro Tag sparen! Was würden Sie damit anfangen?

Vielleicht können Sie dann administrative Pflichten bereits in der Woche erledigen und haben am Wochenende die Zeit, die Sie sich wünschen?

Sie schaffen sich viele zeitliche Freiräume, wenn Sie anhand dieser 5 Schritte Ihr Zeit- und Terminmanagement optimieren:

  1. Zeitfresser erkennen und vermeiden bedeutet Freiräume schaffen.
  2. Eindeutig definierte Terminkategorien reduzieren Stress bei der Terminvergabe.
  3. Patienten an der Anmeldung, am Telefon und im Sprechzimmer souverän und zeitsparend führen.
  4. Professionelle Patienten-Infos, damit wirklich Patienten mit machen.
  5. Modernes Online-Terminmanagement und mehr für maximale telefonische Erreichbarkeit.

Schritt 1

Gespräche sind die größten Zeitfresser! Doch sie müssen ja geführt werden – die entscheidende Frage ist aber, wie viele und wie lange?

Wenn 50 Prozent der Termingespräche an der Anmeldung und am Telefon wegfallen, weil diese Termine online vereinbart werden, sparen Sie pro Tag – je nach Praxisgröße und Anzahl der Patienten – ca. zwei Stunden Zeit ein. Siehe auch Schritt 5.

Darüber hinaus machen MFA und Ärzte zu viele Begehrlichkeiten möglich. Hier ein paar typische Patienten-Forderungen, die ich in meinen Praxis-Workshops immer wieder beschrieben bekomme:

  • „Herr Dr., wo ich schon mal hier bin …!“
  • Patienten bestehen auf ihren Wunschtermin bei ihrem Wunscharzt
  • „Können Sie mal eben …!“
  • „Ich möchte nur mal kurz!“
  • Patienten wollen in der Akutsprechstunde noch 3 andere, nicht dringende Probleme, besprechen.

Wenn Sie diesen Forderungen nachgeben, weil Sie Ihren Patienten immer recht machen wollen, produzieren Sie viele Zeitfresser. Achten Sie einmal darauf, wie häufig das in Ihrer Praxis vorkommt! Das eine ist Begehrlichkeiten zu erfassen – das andere sie zu reduzieren. Dafür müssen die nächsten Stellschrauben gedreht werden.

Schritt 2

Ein professionelles Terminmanagement hat klar definierte Strukturen, und zwar nach medizinischer Notwendigkeit und Dringlichkeit:

  • Der Notfall ist lebensbedrohlich und muss natürlich immer sofort behandelt werden!
  • A1 sind akute Beschwerden, die heute behandelt werden müssen.
  • A5 sind Beschwerden, die eine Behandlung in den nächsten 5 Tagen notwendig machen.
  • Der Terminpatient kommt zu Untersuchungen, die längerfristig planbar sind.

Darüber hinaus müssen die Zeitfenster für jedes Beschwerdebild an den aktuellen Bedarf angepasst werden.

Je besser die Terminstruktur umso weniger können Patienten Begehrlichkeiten durchsetzen!

Wie das alles genau funktioniert, zeige ich in meiner Video-Schulung „Terminmanagement auf Best-Practice-Niveau“.

Alle Infos dazu inkl. YouTube-Kurz-Video

Schritt 3

Wenn Sie Begehrlichkeiten mittels einer souveränen und zeitsparenden Gesprächsführung nicht erfüllen, sind Ihre Patienten nicht enttäuscht und es kommen mehrere Stunden Zeitersparnis pro Woche zusammen.

In meiner Video-Schulung „Terminmanagement auf Best-Practice-Niveau“ gebe ich Ihnen wirksame Formulierungen für typische Gesprächssituationen bei der Terminvergabe und im Sprechzimmer an die Hand.  

Alle Infos dazu inkl. YouTube-Kurz-Video

Schritt 4

Sehr wichtig ist, dass Patienten verstehen, wie Ihr Terminmanagement konkret aufgestellt ist. Nur so können sie sich auch danach richten. Ich empfehle einen Praxis-Flyer mit den Infos zur Terminstruktur und darüber hinaus Info-Plakate (mind. DIN-A2) im Wartezimmer und Anmeldebereich. Die Überschrift „Damit es für Sie schneller geht!“ erhöht das Interesse, die Info auch wirklich zu lesen, um ein Vielfaches.  

In meiner Video-Schulung „Terminmanagement auf Best-Practice-Niveau“ zeige ich Ihnen einen Text, der sich in vielen Praxen bewährt hat und den Sie als Vorlage nutzen können.

Alle Infos dazu inkl. YouTube-Kurz-Video

Schritt 5

Wenn Termingespräche erst gar nicht geführt werden müssen, weil sie online vereinbart worden sind, spart das einerseits Zeit und anderseits verbessert das die telefonische Erreichbarkeit, die in vielen Arztpraxen suboptimal ist und der Auslöser für viel Stress ist.

Ein Online-Terminmanagement, das mit den beschriebenen Terminkategorien und den definierten Zeitfenstern konfiguriert ist, hat folgende Vorteile: 

  • Online-Terminbuchung rund um die Uhr und 7 Tage die Woche = 50 % Telefonentlastung
  • Praxis hat die Terminhoheit
  • Abfrage individueller, terminartspezifischer Informationen
  • Automatische Benachrichtigung des Patienten per SMS oder E-Mail zum vereinbarten Termin
  • Gezielte Information für Patienten, z.B. Anamnese-Bogen

Es gibt mittlerweile viele Anbieter – ich empfehle das samedi® Terminmanagement-System, weil es wichtige Anforderungen erfüllt:

  • Schnittstellenanbindung oder Datenimport
  • Dynamische Verfügbarkeiten – das System gibt automatisch zusätzliche Termine frei, wenn ein Kategorie nicht ausgebucht sein sollte
  • Höchste Datensicherheit mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – absolut DSGVO-konform

Einige Praxen, die ich in den letzten Jahren beraten habe, arbeiten sehr erfolgreich mit dem samedi® Terminmanagement-System, weil es sehr ausgereift ist und viele nützliche Funktionen, die für ein differenziert aufgestelltes Terminsystem wichtig sind, enthält.

Wenn Sie sich unverbindlich anschauen wollen, wie samedi® funktioniert und was das System ausmacht, stelle ich Ihnen den Link zu einer Webinar-Aufzeichnung zur Verfügung.

Schreiben Sie mir einfach eine kurze E-Mail an: info@karweina.de

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